プライバシーポリシー

株式会社オフィスリンク東京（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する各種サービス、ウェブサイト、問い合わせ対応、契約の締結・履行その他の業務において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、適切な取扱いおよび保護に努めます。

1. イントロダクションおよび会社情報

本プライバシーポリシーは、株式会社オフィスリンク東京が取得し、利用し、管理する個人情報の取扱いについて定めるものです。

• 事業者名：株式会社オフィスリンク東京
• 所在地：〒104-0061 東京都中央区銀座7丁目13-6 オフィスリンク東京ビル 5F, 日本
• メールアドレス：[email protected]
• 電話番号：+81 3-6824-7951

当社は、オフィス関連業務、事務所運営支援、問い合わせ対応、契約管理、請求・支払管理、採用活動、ならびにこれらに付随する業務を行うにあたり、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。

2. 個人情報の取得および処理

当社は、以下の方法により個人情報を取得することがあります。

• お問い合わせフォーム、メール、電話、名刺交換、対面でのやり取り
• 契約書、申込書、請求書、各種届出書類の提出
• 採用応募、面接、適性確認、リファレンス確認
• 当社ウェブサイトの利用に伴うアクセス情報、Cookie、端末情報等の取得
• 業務委託先、提携先、紹介元等からの適法な提供

当社が取得する個人情報には、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先情報、役職、請求先情報、支払情報、問い合わせ内容、契約関連情報、採用関連情報、アクセスログ、IPアドレス、Cookie情報その他これらに付随する情報が含まれる場合があります。

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲でのみ取り扱い、目的外利用を行わないよう適切な管理を行います。

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

• 当社サービスの提供、運営、管理のため
• お問い合わせ、資料請求、見積依頼等への対応のため
• 契約の締結、履行、請求、支払、精算、債権管理のため
• 本人確認、取引先管理、与信管理、反社会的勢力の排除等のため
• 採用選考、連絡、入社手続、採用後の人事管理のため
• 当社の業務改善、品質向上、サービス開発、統計分析のため
• 法令に基づく対応、行政機関・裁判所等への対応のため
• 当社ウェブサイトの安全な運営、不正アクセス防止、障害対応のため
• その他、取得時に明示した利用目的のため

4. 個人情報の処理に関する法的根拠

当社は、日本法に基づき、以下のいずれかの根拠により個人情報を取り扱います。

• 本人の同意がある場合
• 契約の締結または履行のために必要な場合
• 法令上の義務を履行するために必要な場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
• 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行するために協力する必要がある場合
• 当社または第三者の正当な利益を保護するために必要な場合で、本人の権利利益を不当に侵害しない場合

なお、個人番号（マイナンバー）を含む特定個人情報については、番号法その他の関係法令に従い、法令で認められる範囲に限って取り扱います。

5. 個人情報の第三者提供および委託

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関等への協力が必要な場合で、本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先に取扱いを委託する場合
• 事業承継に伴って個人情報が提供される場合
• 共同利用を行う場合で、法令に従い必要事項を公表または通知している場合

当社は、業務の一部を外部委託することがあります。その場合、当社は委託先に対して必要かつ適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう努めます。

6. 個人情報の第三国への移転

当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、データ保管サービス、業務支援ツール等の利用に伴い、個人情報が日本国外のサーバーに保存またはアクセスされる場合があります。

当社が個人情報を外国にある第三者へ提供または移転する場合には、個人情報保護法その他適用法令に従い、当該第三者の個人情報保護制度、移転先における安全管理措置、本人の権利保護に関する情報を確認し、必要に応じて本人の同意を取得するなど、適切な措置を講じます。

7. 保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた保存期間の範囲内で保管します。保存期間の経過後、または利用目的が達成された後は、遅滞なく消去または匿名化等の適切な措置を講じます。

保存期間は、情報の種類、契約関係の有無、法令上の保存義務、紛争対応の必要性等を踏まえて個別に判断します。例えば、契約・請求関連情報は会計・税務・商取引関連法令に従って保存される場合があります。

8. ご本人の権利

ご本人は、個人情報保護法その他の適用法令に基づき、当社が保有する個人データについて、以下の請求を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用停止または消去
• 第三者提供の停止
• データポータビリティに関する情報の提供またはこれに準ずる対応（法令上認められる範囲）
• 正当な利益に基づく処理に対する異議申立て（法令上認められる範囲）

これらの請求を行う場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。本人確認のうえ、法令に従い合理的な期間内に対応します。ただし、法令上、開示等に応じられない場合があります。

9. 同意の撤回

当社が個人情報の処理について本人の同意を根拠としている場合、本人はいつでもその同意を撤回することができます。同意の撤回は、将来に向かって効力を有します。

同意を撤回された場合、当社は当該同意に基づく処理を停止します。ただし、法令上の義務、契約上必要な処理、またはその他の適法な根拠に基づく処理については継続されることがあります。

10. 苦情申立ての権利

ご本人は、当社による個人情報の取扱いに関して、当社に対して苦情・相談を申し立てることができます。また、必要に応じて、個人情報保護委員会その他の関係機関へ相談・申立てを行うこともできます。

当社は、苦情・相談を受けた場合、適切かつ迅速に対応します。

11. データセキュリティ

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、不正利用等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• アクセス権限の管理および最小権限化
• パスワード管理、暗号化、通信の保護
• 従業者に対する教育・監督
• 委託先の選定および監督
• 不正アクセス対策、ログ管理、バックアップ管理
• 事故発生時の報告・対応体制の整備

ただし、インターネットを介した通信や電子的保存において、完全な安全性を保証することはできません。当社は、合理的な範囲で継続的に安全管理措置の改善に努めます。

12. お問い合わせ先

本プライバシーポリシー、個人情報の取扱い、開示等の請求、苦情・相談に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

• 事業者名：株式会社オフィスリンク東京
• 住所：〒104-0061 東京都中央区銀座7丁目13-6 オフィスリンク東京ビル 5F, 日本
• メールアドレス：[email protected]
• 電話番号：+81 3-6824-7951

お問い合わせの際は、本人確認のため、必要に応じて追加情報のご提供をお願いする場合があります。

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス内容の変更、運用上の必要性その他の理由により、本プライバシーポリシーを変更することがあります。

重要な変更を行う場合、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により周知します。変更後のプライバシーポリシーは、別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。

以上